El próximo 5 de octubre entra en vigor el Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, que transpone la Directiva (UE) 2019/1152 sobre condiciones laborales transparentes y previsibles, y amplía de forma notable la información que las empresas deben entregar por escrito a las personas trabajadoras sobre su contrato y sus condiciones de trabajo.
La norma introduce nuevas obligaciones documentales, pero deja al descubierto algo que muchas organizaciones con plantilla operativa y distribuida —campo, almacén, fábrica, tienda, turnos— todavía no tienen resuelto: un canal directo, accesible y trazable con toda la plantilla, incluida la parte que no usa ordenador, no tiene correo corporativo o trabaja fuera de oficinas y centros administrativos.
Qué información debe facilitar la empresa
El Real Decreto amplía considerablemente la información que debe ponerse a disposición de cada trabajador. Entre otros aspectos, incluye:
- Jornada diaria, semanal y anual.
- Distribución horaria, trabajo nocturno y trabajo a turnos.
- Procedimientos para modificar la jornada o los turnos.
- Horas extraordinarias y su retribución.
- Vacaciones y procedimiento para establecer su disfrute.
- Distribución irregular de la jornada.
- Periodos estimados de actividad e inactividad de trabajadores fijos discontinuos.
- Salario, complementos y criterios de cálculo de la retribución variable.
- Categoría, grupo profesional y descripción del puesto.
- Convenio colectivo aplicable.
- Periodo de prueba.
- Formación proporcionada por la empresa.
- Procedimientos y preavisos relacionados con la extinción del contrato.
- Planes de igualdad, protocolos de acoso y medidas LGTBI.
- Determinados sistemas algorítmicos o automatizados utilizados para tomar decisiones laborales.
Plazos: antes de empezar, y 30 días hábiles para lo que ya está en marcha
La información deberá proporcionarse antes del inicio de las nuevas relaciones laborales. Para las relaciones que ya estén vigentes cuando entre en vigor la norma, el trabajador podrá solicitarla y la empresa deberá entregarla, con carácter general, en un plazo máximo de 30 días hábiles. Además, cualquier modificación posterior de estas condiciones deberá comunicarse lo antes posible y, como máximo, el mismo día en que empiece a producir efectos.
Sobre el papel parece un ejercicio de redacción de plantillas. En la práctica, para una empresa con plantilla fija, de campaña, a turnos o repartida en varios centros, es un ejercicio de distribución: hay que hacer llegar esa información —y sus actualizaciones, el mismo día— a cada persona, y poder demostrar que llegó.
No basta con informar: hay que poder acreditarlo
La norma admite entregar la información en formato electrónico, siempre que sea accesible para la persona trabajadora, pueda almacenarse e imprimirse y la empresa conserve una prueba de su transmisión o recepción. Esa última condición es la que deja fuera de juego a buena parte de los canales que se usan hoy en el día a día:
- Documentos colocados en un tablón.
- Circulares entregadas sin registro.
- Correos enviados a direcciones que el trabajador apenas consulta.
- Archivos dispersos en diferentes plataformas.
- Comunicaciones realizadas verbalmente por responsables o supervisores.
Ninguno de estos canales permite responder, con una persona concreta, a la pregunta que de verdad importa ante una inspección o una reclamación: qué información se comunicó, a quién, en qué fecha y qué versión exacta recibió cada trabajador.
Distintos niveles de acreditación con Humano
En Humano (humano.io) la información laboral se envía directamente al espacio personal de cada trabajador, y la empresa puede aplicar distintos niveles de acreditación según la importancia del documento —sin forzar el sistema más costoso o complejo para todo:
- Recepción remota básica. Humano registra la publicación y puesta a disposición del documento en el espacio personal del trabajador, conservando la identidad del destinatario, el documento enviado, su versión y la fecha de comunicación.
- Recepción remota reforzada mediante SMS. La comunicación puede reforzarse con un SMS al teléfono del trabajador, sin necesidad de introducir ningún código, añadiendo una evidencia adicional vinculada a un canal personal y directo.
- SMS certificado. Para comunicaciones que requieren mayor solidez probatoria, Humano permite usar SMS certificado, conservando evidencia del contenido enviado y de su entrega.
- Firma electrónica de la recepción. El trabajador confirma, de forma identificada, que ha recibido y ha podido acceder al documento. Esta firma acredita la recepción de la información —no debe confundirse con la aceptación o conformidad con su contenido.
Una aplicación para quien no tiene ordenador ni correo corporativo
Buena parte de las herramientas de RRHH se diseñaron pensando en trabajadores de oficina. Pero miles de personas trabajan a diario en almacenes, explotaciones agrícolas, fábricas, comercios, instalaciones, vehículos, centros logísticos, obras o servicios de campo: no están delante de un ordenador y, con frecuencia, tampoco tienen una dirección de correo corporativa.
Con Humano, esa parte de la plantilla recibe la información directamente en una aplicación accesible desde su propio móvil: la empresa comunica un documento, genera una notificación, comprueba su recepción y conserva la trazabilidad de todo el proceso sin depender del correo electrónico ni de la entrega manual. Es el mismo portal del empleado que ya usamos para el resto de comunicación interna, y la misma gestión documental centralizada por trabajador —contrato, anexos, formación, convenio aplicable— consultable en cualquier momento por la empresa y por la propia persona.
Nada de esto sustituye la obligación legal de redactar y entregar la información correcta a cada trabajador; lo que aporta Humano es el canal —con el nivel de prueba adecuado a cada caso— para que esa entrega ocurra de verdad, incluida la plantilla que nunca tuvo un correo corporativo. Sobre cómo lo aplicamos día a día para comunicación interna, puedes ver gestión de la comunicación con Humano y, si te toca además cumplir con el registro de jornada, la guía de registro de jornada laboral.
Del cumplimiento normativo a la cultura corporativa
Crear un canal digital exclusivamente para enviar obligaciones legales sería desaprovechar gran parte de su potencial. Una vez que la empresa dispone de una vía directa con toda su plantilla, puede utilizarla también para:
- Compartir noticias y novedades.
- Comunicar objetivos y resultados.
- Dar visibilidad a personas y equipos.
- Difundir valores y comportamientos corporativos.
- Publicar campañas de prevención y seguridad.
- Informar sobre formación, beneficios o eventos.
- Realizar encuestas y recoger la opinión de los trabajadores.
- Reconocer logros y reforzar el sentimiento de pertenencia.
- Facilitar el acceso a documentos, solicitudes y gestiones personales.
La misma aplicación que permite acreditar una comunicación laboral puede convertirse en el principal punto de encuentro entre la empresa y sus personas —especialmente en organizaciones con plantillas distribuidas, varios centros de trabajo, turnos, trabajadores temporales o una elevada presencia de personal sin puesto informático.
Cumplir, acreditar y conectar
El Real Decreto 723/2026 no obliga a utilizar una aplicación ni establece por sí mismo la obligatoriedad del registro horario digital. Lo que sí exige es que la información laboral sea accesible y que la empresa pueda conservar prueba de su transmisión o recepción. Humano ayuda a organizar esa información, comunicarla individualmente, mantenerla actualizada y acreditar cada entrega mediante los distintos niveles de evidencia vistos arriba.
Pero su valor va más allá del cumplimiento. La nueva normativa puede ser el impulso para crear un canal corporativo que llegue realmente a toda la plantilla, incluidas las personas que tradicionalmente han quedado fuera de las herramientas digitales de la empresa. Porque informar es una obligación; conseguir que todas las personas se sientan parte de la organización es una oportunidad.
Humano (humano.io): informa, acredita y conecta con toda tu plantilla.
Puedes consultar el texto completo del Real Decreto 723/2026 en el BOE.
El SEPE ha publicado ya el modelo oficial del documento informativo sobre los elementos esenciales de la relación laboral, disponible en castellano, catalán, gallego, euskera y valenciano. Puedes descargarlo desde la página de modelos de contratos del SEPE.
Estructura del documento: los apartados del modelo
El modelo oficial del SEPE organiza toda la información exigida por el Real Decreto 723/2026 en quince apartados, identificados con letras:
| Apartado | Contenido |
|---|---|
| A | Identificación de empresa y persona trabajadora; domicilio y centro de trabajo |
| B | Tipo, fecha de inicio, duración y causa de la relación laboral |
| C | Categoría, grupo profesional, puesto y funciones |
| D | Salario base, complementos, variables, periodicidad y forma de pago |
| E | Jornada, distribución, turnos, trabajo nocturno, horas extraordinarias, vacaciones, distribución irregular y fijos discontinuos |
| F | Periodo de prueba |
| G | Formación proporcionada por la empresa |
| H | Empresa usuaria cuando interviene una ETT |
| I | Sistemas automatizados o algorítmicos que afecten a las condiciones laborales |
| J–K | Plan de igualdad, conciliación, protocolo de acoso y medidas LGTBI |
| L | Procedimiento y requisitos aplicables a la extinción |
| M | Convenio colectivo aplicable |
| N | Colaboración empresarial con la Seguridad Social |
| O | Supuestos y procedimientos de modificación de funciones, categoría, salario o jornada |
Este desglose es justo el que marca qué información hay que mantener actualizada y comunicar —el mismo día, en caso de cambio— a cada trabajador: desde el salario y la jornada (apartados D y E) hasta los sistemas algorítmicos (apartado I) o el convenio aplicable (apartado M).
El formulario incorpora además dos bloques específicos para situaciones concretas: trabajo en el extranjero durante más de cuatro semanas y desplazamientos transnacionales dentro de la Unión Europea o el Espacio Económico Europeo.
No todo el contenido exige el mismo nivel de detalle. El modelo permite sustituir algunos apartados por una referencia precisa a la norma o convenio aplicable, pero obliga a individualizar —es decir, a detallar el dato concreto de cada trabajador, no basta remitir al convenio— los siguientes contenidos:
- Salario variable.
- Distribución irregular de la jornada.
- Preavisos.
- Periodos de actividad de los trabajadores fijos discontinuos.
- Convenio colectivo concreto aplicable.
- Sistemas algorítmicos.
En Humano (humano.io), el módulo de gestión documental genera este documento de forma automática para cada persona: los datos corporativos y también los individuales —salario, jornada, convenio, categoría— ya viven en Humano, así que no hace falta rellenar nada a mano ni ir uno a uno. El documento se entrega además a cada trabajador en su propio idioma.
Preguntas frecuentes
¿A quién afecta el Real Decreto 723/2026?
A todas las empresas y trabajadores por cuenta ajena, sin distinción de tamaño de empresa. Entra en vigor el 5 de octubre de 2026.
¿Qué pasa con los contratos que ya están en marcha?
El trabajador puede solicitar la información ampliada y la empresa debe entregarla, con carácter general, en un plazo máximo de 30 días hábiles desde la solicitud.
¿Cómo se demuestra que un trabajador sin correo corporativo ha recibido esta información?
Con niveles de acreditación crecientes según lo que exija cada documento: desde el registro de publicación en su espacio personal, pasando por SMS (simple o certificado), hasta la firma electrónica de la recepción cuando conviene la prueba más sólida. Es exactamente el escenario para el que está pensado Humano.
¿La firma electrónica de recepción equivale a que el trabajador acepta el contenido?
No. Acredita que ha recibido y ha podido acceder al documento, no que esté de acuerdo con su contenido. Son dos cosas distintas y conviene no confundirlas al diseñar el proceso de comunicación.
¿Dónde se descarga el modelo oficial del documento informativo?
El SEPE lo ha publicado en su página de modelos de contratos: un formulario de 7 páginas, disponible en castellano, catalán, gallego, euskera y valenciano.
¿Tienes que adaptar tus contratos antes del 5 de octubre? Habla con nuestro equipo y te enseñamos cómo Humano deja lista —y demostrada— la entrega de esta información a toda tu plantilla, tenga o no correo corporativo.