El registro de jornada es obligatorio en España desde 2019 para todas las empresas, y la normativa se ha ido reforzando. Esta guía resume, en lenguaje claro, qué tienes que registrar, cómo conservarlo y qué riesgos evitas haciéndolo bien.
Qué obliga la ley
- Registrar la hora de inicio y fin de la jornada de cada persona trabajadora, día a día.
- Conservar los registros durante cuatro años y tenerlos a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
- El registro debe ser objetivo, fiable y accesible.
Cómo cumplir sin complicarte
Puedes empezar con una plantilla de control horario en Excel, pero a medida que crece el equipo conviene un sistema que registre el fichaje en tiempo real y genere los informes automáticamente.
Errores frecuentes
- Anotar las horas «a posteriori» en lugar de fichar en el momento.
- No registrar las pausas ni las horas extra.
- Guardar los registros solo en el ordenador de una persona.
Sanciones por no llevar el registro
No llevar el registro de jornada es una infracción grave, con multas que pueden ir de cientos a varios miles de euros por centro de trabajo. Cumplir es, sobre todo, una forma de proteger a la empresa y a la plantilla.
Lo que viene: el registro horario digital obligatorio
El Ministerio de Trabajo impulsa una reforma que endurece el registro de jornada. Todavía no está aprobada —el Consejo de Estado emitió un dictamen crítico el 23 de marzo de 2026 y la norma sigue en tramitación—, pero el anteproyecto ya deja claras las líneas maestras que conviene anticipar:
- Registro 100 % digital. Dejarán de admitirse el papel y las hojas de cálculo: el control deberá hacerse con un sistema digital y verificable.
- Datos inalterables. Cada fichaje de entrada, salida y pausa quedará sellado digitalmente, sin que se pueda modificar ni borrar a posteriori.
- Acceso remoto de la Inspección. La Inspección de Trabajo (ITSS) podrá consultar los registros en tiempo real y en remoto, sin pedirlos previamente, mediante conexión telemática con el sistema de la empresa.
- Sanciones por persona trabajadora. La multa dejaría de ser global: se calcularía por cada empleado afectado, hasta 10.000 € por trabajador (hoy el tope de la infracción grave ronda los 7.500 €).
- También en teletrabajo. El registro digital, inmutable y accesible será igualmente obligatorio para quienes trabajan a distancia (Ley 10/2021 de trabajo a distancia).
Se trata de un anteproyecto en tramitación: los detalles concretos pueden cambiar hasta su publicación definitiva en el BOE.
Fichar sin cobertura o desde zonas remotas
Uno de los puntos más delicados del nuevo modelo es cómo registrar la jornada cuando no hay conexión: obra, transporte, trabajo de campo o ubicaciones sin cobertura. Agencia Creativa Comunicación Multimedia, S.L., promotora de Humano.io, ha colaborado en el proyecto aportando precisamente la forma de resolver estos casos: el fichaje se registra en el propio dispositivo con su sello de tiempo y se sincroniza de forma segura en cuanto se recupera la conexión, de modo que el dato queda íntegro e inalterable aunque se haya generado sin red.
De la hoja de cálculo al control real
Deja el Excel cuando se te quede corto
Con Humano, tu equipo ficha desde la app, la web o un kiosko NFC y tú tienes el registro horario al día, conforme a la ley y sin consolidar hojas a mano.